Reglas de reserva

Ajustes > Reservas es donde se decide cómo se anotan tus socios a las clases. Las reglas valen para todo el gimnasio: lo que elijas se aplica a todas las sucursales. Se llega desde Ajustes > Clases y reservas > Reservas o desde el botón Configurar de la Agenda, opción Reglas de reserva.

Cambiar estas reglas requiere el permiso de gestionar reservas. Sin ese permiso, la pantalla dice Solo lectura. Los cambios no se guardan solos: al terminar tocás Guardar en la barra de abajo.

¿Con cuánta anticipación se anotan?

Elegí Hasta cuánto antes de cada clase puede reservar un socio, desde 1 día hasta 1 mes. Debajo, una línea de tiempo muestra hasta qué fecha pueden anotarse hoy. Muchos gimnasios eligen 2 o 3 días para que nadie acapare los lugares de toda la semana.

¿Cuántos días ven en el calendario?

Los socios pueden ver los cupos de más días de los que pueden reservar. En Ven hasta elegís entre Los mismos que reservan o entre 14 y 60 días. Si elegís menos que la anticipación, ven los días de la anticipación: el cartel te lo avisa.

¿Se anotan solos desde la app?

Dos interruptores: Pueden reservar desde la app y Pueden cancelar desde la app. Con los dos apagados, solo recepción anota y cancela.

Para cancelar sin perder la clase

En Avisan con, ponés cuántas horas y minutos antes de la clase puede cancelar un socio sin perderla. Si cancela con menos aviso, la clase se da por usada. Con 0 nunca se penaliza. Si es el gimnasio el que suspende la clase (profe ausente, feriado), el socio nunca la pierde.

Cuántas clases puede tener agendadas

• A la vez, como máximo: cuántas reservas abiertas puede tener un socio al mismo tiempo.
• Por día, como máximo: cuántas clases puede reservar para un mismo día. Cuenta también las que ya tomó ese día. Si lo dejás vacío (sin límite), no hay tope.

Estos topes y la anticipación son para cuando el socio se anota solo desde la app. Recepción puede anotar igual, y los turnos fijos no pasan por ellos.

Cuando la clase se llena

• Hay lista de espera: los socios que intentan anotarse a una clase llena quedan en cola, y cuando alguien cancela entra el primero. Con la lista prendida elegís Cuántos esperan en cola.
• Ofrecer "avisame si se libera un cupo": el socio pide que le avisen y, si se libera un lugar, le llega la notificación; reserva el que llega primero. No lo anota.

Son dos cosas distintas y podés dejar una, las dos o ninguna.

Cuando alguien no pagó y tiene turno fijo

Define qué le pasa a las clases de un alumno fijo mientras no paga. No cambia su deuda ni le saca la membresía. Hay tres opciones:

• Pausale el turno cuando se le vence (la más común): mientras está en prórroga sigue igual; al vencerse se pausa y se reactiva solo cuando renueva.
• No le toques nada: el turno sigue agendando clases y, si cancela, el pase le vuelve como siempre.
• Guardale el pase hasta que pague: puede cancelar una clase, pero el pase no le vuelve hasta que pague. Sirve para estudios chicos, donde una cama vacía no se recupera.

Además de esta regla general, a una persona puntual se le puede guardar el lugar desde su ficha, con fecha y motivo.

Ajustes finos

Tocá Ajustes finos para ver tres más:

• Anotarse a una clase que ya arrancó, hasta N min después. Con 0, no pueden una vez empezada. La recepción siempre puede.
• La recepción marca presente desde N min antes del inicio. Con 0, recién al arrancar.
• Dar por ausente al que nadie marcó, pasados N min del inicio. El sistema los marca como que no vinieron; se revisa cada 15 minutos, así que puede tardar un poco más. Siempre se puede corregir.

Problemas comunes

• "Cambié la anticipación y el socio sigue sin ver la clase." Una cosa es lo que puede reservar y otra lo que ve. Revisá también ¿Cuántos días ven en el calendario?.
• "Un socio dice que no puede anotarse a una clase." Probablemente choca con alguna de estas reglas: ver Un socio no puede reservar.
• "No me aparece Guardar." La barra aparece cuando hay cambios sin guardar.
• "Todo está en solo lectura." Pedile al administrador el permiso de gestionar reservas.