Automatizaciones — mensajes y tareas que salen solos

Una automatización es una regla del tipo "cuando pasa X, hacé Y": cuando un socio cumple años le mandás un saludo, cuando le falta poco para que venza la cuota le avisás, cuando se suma le das la bienvenida. Salen solas, sin que nadie se acuerde. Lo que hacen es mandar un mensaje (por email, por la app o por los dos) y dejarle una tarea a alguien del equipo, con esperas entre un paso y otro.

¿Dónde lo encuentro?

En el menú, grupo Crecimiento, entrá a Automatizaciones. A la izquierda ves Tus automatizaciones (con los botones Nueva y Frenos) y en el centro, para arrancar, la pregunta ¿Qué querés que pase solo? con una caja para contestar y las plantillas abajo.

Qué puede arrancar una automatización

Los avisos por fecha (cumpleaños, cuota por vencer, clases por vencer, apto médico por vencer) salen en el horario diario de envío del gimnasio. En los avisos de vencimiento vos elegís con cuántos días de anticipación: si no elegís ninguno, la cuota y las clases avisan a 7, 3 y 1 día, y el apto médico a 30, 7 y 1 día, porque renovarlo pide turno con un médico.

El aviso del apto le llega sólo a quien tiene una membresía al día o en prórroga y un apto cargado con fecha de vencimiento. Si ya trajo el apto nuevo, no recibe el aviso del viejo. Funciona aunque el gimnasio no exija el certificado.

Si a alguien no le llegó el aviso del apto, revisá estas cuatro cosas: que tenga una membresía al día o en prórroga (como titular o como miembro de un plan compartido); que no tenga cargado otro apto sin fecha de vencimiento, porque ese figura como que no vence y tapa al otro; que no haya apagado los avisos de Membresía en la app, que también apagan este; y que ese día no haya recibido ya el máximo de mensajes por persona que fijaste en Frenos.

Pasos

1. Contale al copiloto lo que querés, o traé una plantilla

   En la caja ¿Qué querés que pase solo? escribí con tus palabras, por ejemplo "quiero avisarle a los que hace dos semanas que no vienen". El copiloto arma un borrador. O elegí una plantilla de abajo (podés filtrarlas por Retener, Cobrar a tiempo o Fidelizar). Al traer una plantilla por primera vez te hace unas preguntas cortas (qué tipo de negocio sos, el tono y por dónde mandar primero) para que los textos suenen a tu gimnasio.

2. Revisá el borrador

   A la derecha ves el Flujo: cada paso es un mensaje, una tarea, una espera o una condición. Tocá un paso para cambiarlo, o pedile el cambio al chat ("cambiá los 3 días a 5", "acortá el mensaje"). Nada se crea ni se manda sin que lo confirmes: abajo tocás Crearla, y la automatización queda apagada.

3. Elegí por dónde se manda

   Con Se manda por elegís Email, App o Los dos para todos los mensajes de la automatización. Si una persona no tiene la app y sólo elegiste app, ese mensaje no le sale y queda dicho por qué.

4. Prendela mirando a quién le llega

   Abierta la automatización, tocá Prender. Te lleva a la pestaña Así le llega, donde ves a quiénes les llegaría hoy y por dónde, y a quiénes no y por qué; podés sacar a alguien antes de confirmar. En las que salen por fecha elegís Sólo desde ahora (la gente que ya cumplía la condición hoy queda afuera, para no pisar lo que hayas hablado vos) o Incluir también a los de hoy (les llega en el próximo envío). Confirmá con Prender. Para apagarla, Apagar: no se manda más hasta que la prendas de nuevo, y lo que ya salió no se deshace.

Cambiar una automatización que ya creaste

Abrila desde Tus automatizaciones. Pedile el cambio al chat, que lo muestra antes de aplicarlo con Aplicar el cambio. El chat puede cambiar días, textos y nombre, y sumar pasos nuevos (por ejemplo "sumale una tarea para recepción"), pero sacar un paso se hace en el editor: tocá Abrir en el editor y ahí tocás Eliminar paso en el paso que sobra y después Guardar cambios.

A quién se le asigna una tarea

Un paso de tipo Crear tarea se le asigna a un rol del equipo (Mostrador, Encargado, Profesor, Administrador o Dueño). Si nadie tiene ese rol, la tarea le llega al dueño en vez de perderse.

Problemas comunes

• No veo Automatizaciones en el menú. Falta el módulo Automatizaciones o el permiso de ver marketing.
• Quise crear una y me dice que ya tengo una. Va una sola automatización por cada disparador (por ejemplo, una sola de cumpleaños). El copiloto te dice cuál es y te la abre; editala en vez de crear otra.
• El mensaje no sale y dice que falta un dato. Un mensaje que usa una variable que la persona no tiene cargada no se manda. En Quiénes ves el motivo de cada uno.
• Antes tenía un aviso de bienvenida o de cumpleaños en Avisos automáticos. La bienvenida, el aviso de cuota por vencer, el de clases por vencer y el saludo de cumpleaños ahora se arman acá; los avisos del momento (reservas, cancelaciones, pagos) siguen en Avisos automáticos.
• Me quedé sin mensajes con el copiloto. Tiene un tope diario de consultas; abajo del chat dice cuántas te quedan hoy y mañana seguís.
• Quiero frenar todo ya. Mirá Frenos y quiénes están adentro.