Atender una conversación en el Inbox

Abrir una conversación en el Inbox muestra el chat en el centro y la ficha de la persona al costado. Esta guía cubre lo que hacés con ella de principio a fin. Para entender cómo está armada la pantalla, ver La bandeja de mensajes.

Tomar la conversación

Para escribir tenés que ser quien la atiende. Si nadie la tomó, abajo del chat hay una franja con el botón Tomar (o Tomarla). Debajo del nombre de la persona ves quién la atiende: Atendés vos, Atiende otra persona, o Sin dueño.

• Si la tiene otra persona, al tomarla te pregunta ¿Tomar la conversación igual?. Con Tomarla igual pasa a estar a tu cargo.
• Con Soltar (en las acciones de arriba) la devolvés a Sin tomar, para que la agarre otro.
• Si el reparto automático te la ofreció, la franja dice Te la ofrecieron y podés Tomar o Pasar.

Contestar

En la caja de abajo hay dos pestañas: Responder y Nota interna.

• Escribí y tocá el botón de enviar. En WhatsApp podés usar negrita, itálica y tachado con el botón de formato.
• Con / al principio de la caja se abre la lista de respuestas rápidas; también está el ícono del rayo.
• Hay botones para emojis, para Adjuntar imagen o archivo y, cuando la caja está vacía, para grabar un audio.
• En WhatsApp también ves Enviar plantilla y, si el gimnasio vende por WhatsApp, Enviar producto.
• Si el gimnasio tiene el copiloto, el botón Sugerir respuesta (IA) te propone un texto para el último mensaje del cliente, que pasa a la caja para que lo revises.
• Sobre un mensaje puntual podés reaccionar con un emoji, Responder este mensaje (lo cita) o Copiar el texto.

Dejar una nota interna

En la pestaña Nota interna escribís algo para el equipo; el cliente no la ve. Se puede dejar aunque la conversación sea de otra persona, esté cerrada o se haya pasado la ventana de 24 horas. Cada nota tiene Fijar: una nota fijada se ve siempre arriba de la ficha de la persona, para que quien conteste lo lea antes. Cada uno puede borrar solo sus propias notas.

Pasarla a otra persona o a otra sucursal

• Transferir abre Transferir a otra persona: elegís ¿A quién se la pasás? y escribís una Nota para quien la recibe (obligatoria, queda en el historial). Termina con Transferir conversación.
• Si el gimnasio tiene varias sucursales, el botón con el nombre de la sede cambia a cuál pertenece la conversación. Si dice Sin sucursal, asignale una.

Agendar un recordatorio

Recordar hace que la conversación vuelva a Nos toca en una fecha, aunque la pelota esté del lado del cliente. Elegís Mañana, En 3 días, El lunes (a las 9, hora del gimnasio) u Otra fecha… con día y hora, y podés poner ¿Para qué?. Se le avisa a quien la atiende. Con uno vivo podés Posponer, marcarlo Hecho o Cancelar. Contestarle al cliente no cumple el recordatorio: se cumple a mano. Las conversaciones con recordatorio están en Programadas.

Clasificar de qué se trata

En la ficha, Esta conversación pregunta ¿De qué se trata?: Venta, Soporte, Cobro u Otro. Después podés mover la conversación entre los pasos de su tema (por ejemplo, en Soporte: Entender, Resolver, Confirmar) con los botones o con Siguiente. En Ventas los pasos son las etapas del prospecto de esa persona.

La ficha de la persona

Al costado ves quién es, con Ver ficha completa, su teléfono y email, su membresía (vence, deuda, último pago) y, si es una venta, las etapas del prospecto con Vender y Descartar. Si el chat todavía no está vinculado a una persona, la ficha dice Sin vincular a una persona y te deja buscarla en Vincular a una persona. Si detecta una ficha repetida, te ofrece unirlas.

Resolver y reabrir

Cuando se terminó el tema, tocá Resolver. Se abre Resolver conversación con ¿Por qué la cerrás?:

• Resuelta, Venta cerrada, Derivada, No responde, Duplicada, Spam u Otra razón (esta pide que cuentes qué pasó).
• Si la persona tiene un prospecto, podés marcar el prospecto con el estado que sugiere el motivo (con Spam viene tildado). Venta cerrada no convierte al prospecto: eso pasa solo cuando se cobra la venta.

La conversación pasa a Resueltas. Con Reabrir la volvés a abrir. Si el cliente vuelve a escribir, se reabre sola, sin dueño y sin tema; la franja te dice quién la atendió la última vez y te ofrece pasársela. Para resolver varias juntas, usá Seleccionar en la lista.

Problemas comunes

• No me deja escribir. Revisá la franja de abajo: dice por qué (nadie la tomó, la tiene otra persona, está resuelta o pasaron 24 horas).
• "Se pasaron las 24hs: WhatsApp no deja mandar texto libre." Usá una plantilla aprobada.
• El cliente no ve mi nota. Es lo esperado: las notas internas son solo para el equipo.
• Quiero que el bot siga contestando. Ver Los borradores del bot.