Registrar gastos

Cada vez que sale plata del gimnasio la registrás como gasto. Un gasto es el comprobante entero: si la factura trae mercadería y otras cosas (flete, envases), es un solo gasto. Lo cargás como ya pagado (sale de una cuenta en el momento), como a pagar (queda como deuda con el proveedor) o en cuotas.

¿Dónde lo encuentro?

Finanzas > La plata > Gasto. Los gastos son del negocio, no de la sucursal que tengas elegida arriba.

Qué ves en la lista

• Arriba, números que sirven de filtro: Gastado, A pagar, Vencido y Comisiones de cobro (lo que se quedó el procesador). Tocar uno filtra la lista por eso.
• El período, con Mes, Trimestre, Año o Rango.
• Por día, Por cuenta o Por categoría: cómo se agrupa la lista. Por cuenta o por categoría ves cuánto pesa cada una.
• Criterio: Percibido (cuándo salió la plata) o Devengado (a qué mes corresponde el gasto). Un alquiler de octubre pagado en septiembre sale de septiembre con el criterio percibido y de octubre con el devengado.
• Filtros abre los estados: Todos, A pagar, Sin pagar nada, Vencidos, Parciales, Pagados y Anulados.
• Una fila tiene fecha, gasto, ícono de comprobante (si falta dice sin comprobante), categoría, a quién, de qué cuenta salió, estado, monto y lo que Debe.
• Botones arriba a la derecha: Cargar facturas (si tenés la lectura por IA), Gastos fijos y Nuevo gasto.

Pasos para cargar un gasto

1. Tocá Nuevo gasto

   Se abre Registrar gasto. Arriba elegís si es un Gasto o un Pago a equipo/externos (para eso mirá Pagarle al equipo).

2. Qué compraste

   Escribís la Descripción (ej. "Alquiler junio") y elegís la Categoría. Si no existe, la podés crear ahí mismo. Que sea gasto fijo o variable lo define la categoría.

3. Cuánto es

   Poné el Monto (total del comprobante), en Pesos o Dólares (si es en dólares, te pide la cotización y el gasto se guarda en pesos). Elegí el IVA: Sin IVA, 21%, 10,5% o 27%. Si la factura tiene varias alícuotas o percepciones, abrí el Desglose de impuestos.

4. El respaldo

   La Fecha del comprobante, ¿Para qué mes es? (sólo si es un mes distinto) y la foto o el PDF del Comprobante. Si tenés la factura, tocá ¿Tenés la factura? Sumá el proveedor y el N° de comprobante. Con IVA discriminado el proveedor es obligatorio, y tiene que tener CUIT.

5. Si entró mercadería

   Si tenés el módulo de inventario, ¿Entró mercadería con esta factura? te deja sumar los productos al stock. Sólo cargás lo que va al stock: el resto queda como gasto.

6. Cómo lo pagás

   • Ya lo pagué: elegís Desde qué cuenta sale. Con Dividir en otra cuenta pagás parte desde cada una.
   • Queda a pagar: deuda con el proveedor, la saldás después.
   • En cuotas: elegís Cuántas (2, 3, 6, 9, 12, 18 o 24), La primera vence y si Ya pagué la primera. Te muestra cuánto es cada cuota antes de guardar.

7. Tocá Registrar

   El gasto aparece en la lista con su estado: Pagado, A pagar (con Debe $X) o Parcial.

Pagar un gasto

• Uno: el botón Pagar de la fila abre Pagar gasto. Elegís la cuenta, la fecha del pago y, si querés pagar sólo una parte, tildás Pago parcial y ponés el monto. El gasto queda Parcial.
• Una cuota: en un gasto en cuotas el botón dice Pagar la cuota N con su importe, para no adelantar cuotas sin querer.
• Varios juntos: tildá las filas. Abajo aparece una barra con lo que suman y el botón Pagar $X. Se paga el saldo completo de cada uno desde la misma cuenta; si alguno no se puede pagar, no se paga ninguno.

Cambiar la categoría de varios a la vez

Tildá las filas y tocá Cambiar categoría en la barra de abajo. Elegís la Nueva categoría y, si querés, un motivo que queda en el historial de cada gasto.

Abrir un gasto

Tocá la fila. Ves el estado, los pagos, los impuestos, lo que compraste, los documentos y el historial. Desde ahí:

• Pagar (o Pagar la cuota N).
• Editar: descripción, categoría, tipo, proveedor, referencia, fecha.
• Anular: el gasto deja de contar y la plata de los pagos vuelve a cada cuenta. Te pide el Motivo y queda en el historial.
• En cada pago, el menú Corregir este pago: Corregir el monto o Cambiar de cuenta.

Ejemplo

Llegó la factura de luz de $45.000. Entrás a Finanzas > Gasto > Nuevo gasto, escribís "Luz abril", categoría Servicios, monto $45.000, adjuntás la foto y elegís Queda a pagar. Cuando pagás, tocás Pagar en la fila, elegís la cuenta desde donde sale y confirmás. El gasto pasa a Pagado.

Problemas comunes

• "No aparece la categoría que necesito." Creala desde el mismo selector o en Ajustes > Categorías de gasto.
• "No me deja registrar: pide el CUIT del proveedor." Con IVA discriminado el proveedor necesita CUIT. Completalo ahí mismo o en Proveedores.
• "Cargué mal el monto." Si no lo pagaste, Editá o Anulá y cargá uno nuevo. Si ya lo pagaste, usá Corregir el monto en el pago, o Anulá el gasto.
• "Pagué desde la cuenta equivocada." En el gasto, menú del pago, Cambiar de cuenta.
• "Quiero que se repita todos los meses." Eso son los gastos fijos.
• "No veo el botón Pagar o Anular." Hacen falta los permisos Pagar gastos y Anular gastos, además de Registrar gastos.