Crear un convenio con una empresa

Un convenio es un acuerdo con un grupo de personas, como una empresa, una universidad o un barrio: sólo se aplica a los afiliados, no al público general. A diferencia de una promoción, no se activa por un código: la persona tiene que estar afiliada.

El convenio puede ser un porcentaje (20% en todo), un monto fijo, o un precio fijo (el plan pasa a costar tanto). Además puede cubrirlo el gimnasio (el socio paga menos y esa parte no se le cobra a nadie) o pagarlo la empresa (el socio paga su parte y a la empresa le queda una factura por la suya; ver Cobrarle a la empresa su parte).

Antes de empezar

• Entrás desde Ajustes, grupo Descuentos, Convenios. Para ver los convenios alcanza con el permiso Ver convenios y lo que deben; para crear y editar hace falta Crear descuentos y convenios; para sólo anotar o sacar afiliados de un convenio que ya existe, Afiliar gente a un convenio.
• No depende de un módulo contratado.
• Se gestionan para todo el gimnasio, no por sucursal; los precios, en cambio, se habilitan por sucursal.

Pasos

1. Abrí Convenios y tocá Nuevo

   Andá a Ajustes > Convenios y tocá Nuevo.

2. Nombre y descripción

   Poné el nombre de la empresa o el grupo (ej. Empresa Solar). La descripción es opcional.

3. Elegí el descuento

   En Descuento elegís Porcentaje, Monto fijo o Precio fijo y el valor. En Se descuenta en elegís Todo el catálogo, Un tipo de producto o Planes/productos elegidos. Si querés que el porcentaje se calcule sobre el precio de lista y no sobre lo que ya paga, tildá Calcular el % sobre el precio de lista.

4. Limitá la forma de pago, sólo si hace falta

   En ¿Dónde vale este beneficio? viene Con cualquiera y Por cualquier lado. Podés restringir Con qué paga (efectivo, tarjeta, transferencia, QR) y Por dónde se cobra (mostrador, link de pago, checkout online, débito automático), por ejemplo para un precio que sólo se sostiene con débito automático. Ojo: al restringir el método, el beneficio no aplica en débito automático ni en checkout online, porque ahí el socio elige con qué paga dentro de la pasarela.

5. Vigencia y cupo

   Válido desde y Válido hasta son opcionales. Cupo de afiliados también: sin número, no hay límite.

6. Elegí quién cubre el descuento

   En ¿Quién cubre el descuento? elegís Lo cubre el gimnasio o Lo paga la empresa. En el segundo caso elegís ¿A qué empresa se le factura? (se busca por razón social o CUIT entre tus Perfiles de facturación).

7. Creá el convenio y afiliá a la gente

   Tocá Crear convenio. En la ficha del convenio, en Afiliados, tocá Afiliar, buscá a la persona por nombre o DNI y confirmá con Sí, afiliar. Para sacarla, el tachito y Sí, quitar.

Agregar afiliados (beneficiarios) a un convenio

Los afiliados son los beneficiarios del convenio: las personas a las que se les aplica. Se agregan de a una, desde la ficha del convenio:

1. Entrá a Convenios desde Ajustes

   Ajustes > Descuentos > Convenios. Ojo: el botón Convenios de arriba de la pantalla abre la tabla de precios del mostrador, no esta lista.

2. Abrí el convenio

   Tocá el convenio en la lista para entrar a su ficha.

3. Tocá Afiliar, en el bloque Afiliados

   El bloque Afiliados (Los que califican para este descuento) está en la ficha; si el convenio lo paga una empresa, queda más abajo, después de lo que se le factura. El botón Afiliar está a su derecha.

4. Buscá a la persona y confirmá

   En Buscar persona por nombre o DNI… elegila y confirmá con Sí, afiliar. Tiene que estar cargada en Personas.

Para sacar a alguien, el tachito de su fila y Sí, quitar. También podés afiliar en el momento de vender, desde Aplicar descuento > Afiliar y aplicar.

Si no ves el botón Afiliar, tu usuario no tiene permiso para afiliar: hace falta Afiliar gente a un convenio (o Crear descuentos y convenios, que lo incluye). Con sólo Ver convenios y lo que deben ves la ficha y la lista de afiliados, pero no el botón. Pedíselo a quien administra el equipo (ver Permisos).

Qué precio paga cada plan

El precio de un convenio por plan se ve y se ajusta en la grilla de precios de Ajustes > Planes & precios, plan por plan y por forma de cobro: ahí podés escribir a mano un precio pactado para un plan, y ese precio no lo pisa un cambio del porcentaje general. En el editor del convenio aparece un aviso con esos planes.

Dónde se aplica

• En la venta: un socio afiliado trae su convenio puesto al cobrar; también podés afiliarlo desde Aplicar descuento (Afiliar y aplicar; si ya tenía otro convenio, Reemplazar y aplicar). Una persona está en un solo convenio a la vez.
• En la membresía: el convenio queda en la membresía, y las renovaciones y el débito automático cobran con él (si el convenio sigue corriendo, incluye ese plan y acepta esa forma de pago).
• En un cambio de plan: el plan nuevo se vende con el convenio. Ver Cambiar el plan de una membresía.

Cómo verificar

En la lista de convenios cada uno muestra su resumen (ej. 20%) y cuántos afiliados tiene sobre el cupo. Al entrar a la ficha ves el descuento en grande, Aplica a, Quién lo cubre, Cupo y Vigencia, y abajo Afiliados, A cuánto renuevan (lo que va a pagar cada afiliado en su próxima cuota), Quiénes lo tuvieron (incluye a los que ya no están) y los números del convenio: cuántos lo tienen corriendo, a cuántos se les cobró este mes y cuánto resignó el gimnasio.

Ejemplo

Una empresa vecina te pide un precio para sus empleados. Creás Empresa Solar con Porcentaje 15, Se descuenta en Planes/productos elegidos (Musculación mensual), Lo cubre el gimnasio. Afiliás a Juan desde la ficha. Cuando Juan compra el plan de $25.000, el convenio ya viene puesto y paga $21.250.

Problemas comunes

• El convenio no se aplica al vender. Revisá que la persona esté afiliada, que el convenio esté Activo y vigente, que incluya el plan que se vende y que la forma de pago esté permitida. El diálogo de venta dice por qué no corre.
• No tengo la opción de agregar beneficiarios. Se agregan como afiliados: Ajustes > Descuentos > Convenios, abrí el convenio y en Afiliados tocá Afiliar. Si el botón no está, te falta el permiso Afiliar gente a un convenio.
• No me deja afiliar: cupo lleno. Subí el Cupo de afiliados en Editar o sacá a alguien.
• Dice "No se entiende quién cubre". Es un convenio mal configurado: elegí en Editar quién cubre el descuento para poder guardarlo; mientras tanto sus ventas se rechazan.
• Ya no lo quiero usar. Archivar en la ficha: sale del mostrador. Desde Archivados se puede Desarchivar; Reactivar lo vuelve a activar si estaba suspendido.
• ¿Convenio o promoción? Convenio cuando el beneficio depende de pertenecer a un grupo; promoción cuando es abierto, con o sin código.