Facturar después de vender y mandar la factura por mail

Una factura puede salir al vender (con la casilla Emitir factura (ARCA) en el cobro) o después, desde el detalle de la venta. Esta guía cubre el segundo caso, que es el que se usa cuando alguien se olvidó, cuando la factura falló o cuando el socio la pide más tarde. Necesitás tener ARCA conectado: ver Conectar ARCA.

¿Dónde lo encuentro?

En Ventas, abrí la venta. En el bloque Comprobante fiscal del detalle está todo lo de la factura: lo emitido, lo que falta emitir y los botones.

Para encontrar las ventas con problemas, usá el filtro Factura de la lista: Falta emitir (se pidió factura al vender y no salió), Rechazadas por ARCA, Factura pendiente, Con factura y Sin factura (no se pidió factura: por ejemplo, nadie tildó Emitir factura (ARCA) al cobrar).

Emitir la factura

1. Abrí la venta

   Fijate que tenga plata cobrada: una venta que pidió factura pero todavía no se pagó muestra Se emitirá al cobrar, y sale sola cuando se registre el pago.

2. Mirá lo que Midu va a emitir

   En Vas a emitir aparece el tipo de factura (A, B o C), a nombre de quién, el período facturado y los renglones. El tipo se calcula solo según quién emite y a quién.

3. Elegí a quién se factura

   En Facturar a elegís al socio o un perfil de facturación (la madre, una empresa). Con Facturar a otro creás uno nuevo ahí mismo. Ver Perfiles de facturación.

4. Elegí desde dónde se emite

   Si tu sucursal factura desde más de un CUIT o punto de venta, aparece ¿Desde dónde se emite? y tenés que elegir uno. La factura sale con ese CUIT y ese punto de venta, y cambiarlo después implica una nota de crédito.

5. Revisá la fecha

   Fecha de la factura viene con una fecha sugerida y no te deja salirte de lo que ARCA acepta. Si el cobro es de hace muchos días, Midu te avisa que ARCA ya no acepta esa fecha.

6. Emitir factura

   Tocá Emitir factura A, B o C. Mientras espera el CAE, el bloque dice Emitiendo en ARCA… y se actualiza solo. Cuando sale, aparece el comprobante con su CAE y el botón Ver PDF.

Qué te puede decir el bloque

• La factura no salió sola: la venta la pidió y nunca se generó. Emitila vos desde ahí.
• ARCA rechazó la emisión: revisá a quién se factura y desde qué CUIT, y emitila de nuevo.
• No se puede emitir todavía: falta algo (por ejemplo, conectar ARCA o un perfil que se borró). El mensaje dice qué y, si falta ARCA, hay un botón Conectar ARCA.
• Recibo interno — sin factura fiscal: no hay nada que tu usuario pueda facturar ahí. Pasa cuando la venta no tiene plata cobrada, cuando está cerrada o es de otra sucursal, o cuando a tu usuario le falta el permiso Cobrar a clientes.
• Esta factura no es por el total: lo ya facturado queda como está y la nueva cubre sólo lo que falta. Si querés una sola factura por todo, anulá primero la que ya está.
• Esta venta ya está facturada entera: no se puede emitir otra encima, serían dos facturas por la misma plata. Para cambiarla (una A en vez de una B, o a nombre de otra persona), primero hay que anularla con Anular en ARCA, que emite su nota de crédito, y después emitir la nueva. Anular facturas necesita su permiso.

Mandar la factura por mail

A mano: en el comprobante emitido tocá Enviar por mail. Se abre un cuadro con el mail del socio ya cargado (podés cambiarlo) y se manda el PDF de la factura, adjunto. Después, debajo del comprobante, queda escrito Enviada a ese mail y cuándo. Ese mensaje quiere decir que el correo salió, no que el socio lo leyó. Si el mail no es válido, Midu te lo avisa.

Automáticamente: en Ajustes > Facturación (ARCA), cada punto de venta tiene la opción Enviar la factura por email al cliente. Con eso prendido y un mail cargado en la ficha del socio, la factura le llega sola cuando se emite, incluso si se emite después del cobro. Antes de emitir, el bloque te avisa: Se envía por correo a ese mail.

Con Regenerar PDF rehacés el archivo de una factura vigente si hace falta.

Qué permiso hace falta

Para emitir alcanza con Cobrar a clientes: no hace falta darle a la recepción el permiso de configurar el gimnasio. Si a alguien le apagaron Cobrar a clientes, en el bloque ve Recibo interno — sin factura fiscal en lugar del botón para emitir. Hace falta, además, que el gimnasio tenga contratada la facturación electrónica. Los permisos se cambian en la ficha de la persona, en Equipo (ver Ajustar los permisos de una persona).

No hay facturación masiva

Las facturas se emiten de a una venta: no hay un botón para facturar muchas ventas juntas ni para elegir varias de la lista y emitirlas. Lo que sí sale solo, sin tocar nada:

• Al cobrar en Vender, si queda tildada Emitir factura (ARCA). Con los medios marcados en Factura sola al cobrar con la casilla arranca tildada, y el cajero la puede destildar.
• Los cobros del débito automático, si está prendido Facturar los cobros del débito automático (ver Débito automático).

Para ponerte al día con lo que quedó sin facturar, filtrá la lista de Ventas por Factura › Falta emitir (las que pidieron factura y no la tienen) o Sin factura (las que se cobraron sin pedirla), y emitilas una por una desde su detalle. Lo que le facturás a una empresa por un convenio sí se junta en una factura: ver Cobrar a la empresa.

Ejemplo

Una socia pagó $22.000 en efectivo y la recepcionista no tildó la factura. A la semana pide una factura A a nombre de su empresa. En Ventas, la recepcionista filtra por Sin factura (no figura en Falta emitir, porque al vender nadie la pidió), abre la venta, en Facturar a elige el perfil de la empresa y emite. El tipo cambia a A y sale con CAE. El dueño, desde el mismo comprobante, toca Enviar por mail para mandársela al contador de la socia.

Problemas comunes

• "La factura no le llega al mail." Revisá que Enviar la factura por email al cliente esté prendido en ese punto de venta, que la socia tenga mail en su ficha y, si quedó sin enviar, usá Enviar por mail en el comprobante.
• "Se me emitió una B y la quería A." Anulala con Anular en ARCA y emití la nueva con el perfil correcto en Facturar a.
• "No me deja emitir." Fijate el motivo escrito en el bloque. Los más comunes: ARCA sin conectar, falta elegir el CUIT desde donde se emite, o el cobro es muy viejo para la fecha que acepta ARCA.
• "Quiero facturar el último pago y me sale un error de permisos." El error dice Missing permissions: y el nombre técnico del permiso que falta (en Anular en ARCA, Missing permissions: any of y los dos que sirven): branch_pos_access es Cobrar a clientes, branch_fiscal_void es Anular facturas (nota de crédito) y gym_settings_manage es Configurar negocio. Para emitir alcanza con Cobrar a clientes; anular una factura, mandarla por mail y regenerar el PDF piden los otros. Pedíselo al dueño.
• "Quiero facturar todas las ventas del mes de una vez." No se puede: se factura de a una venta. Filtrá por Falta emitir o Sin factura y emitilas desde su detalle.
• "Un cobro del débito automático no salió con factura." Revisá que el punto de venta tenga prendido Facturar los cobros del débito automático y que ese socio no tenga No facturar en Factura del débito. Para esa venta, emitila a mano desde su detalle.